Atualmente, muito se fala em escalabilidade e aumento da produtividade no trabalho jurídico nos escritórios de advocacia. No entanto, quando o assunto é a mensuração e o aumento dessa produtividade, muitos advogados ainda não sabem por onde começar.

Desde a definição de indicadores até o aumento da produtividade de fato, existem diversos fatores-chave a serem observados pela gestão do escritório. Por isso, o artigo a seguir pretende esclarecer o assunto e definir boas práticas para avaliar e potencializar sua produtividade no trabalho jurídico.

Siga a leitura para saber mais!

A produtividade no trabalho jurídico

Ultimamente, tópicos como aumento da produtividade atrelada a qualidade do trabalho ganha um foco crescente nas empresas da atualidade. No setor de prestação de serviços jurídicos não difere: advogados estão investindo mais em ferramentas e metodologias que aumentem a produtividade no trabalho jurídico.

Porém, muito desse foco esbarra em uma questão crucial: como aumentar a produtividade de fato, na prática? Parte dessa confusão tem suas raízes no fato de que muitos gestores possuem dificuldade em identificar as próprias dores e assim encontrar soluções viáveis.

Desse modo, muitos desses gestores acabam investindo em ações que não trazem resultados satisfatórios ou que, pior do que isso, geram retrabalho e prejuízos. Um dos principais exemplos disso são as famosas reuniões desnecessárias, que atrapalham o trabalho operacional e quebram o fluxo de trabalho, reduzindo a produtividade.

Segundo um levantamento da Universidade da Carolina do Norte (EUA), reuniões desnecessárias custam cerca de US$ 101 milhões às empresas todos os anos. Além disso, o estudo também indica que cada colaborador perde, em média, 18 horas semanais em reuniões que poderiam contar com bem menos pessoal.

E as reuniões desnecessárias são apenas um dos pontos que podem prejudicar a produtividade em uma empresa. Na conta ainda entram problemas como processos internos falhos, falta de controle dos resultados e fluxos de trabalho pouco eficazes.

A produtividade no trabalho jurídico depende de uma gestão de tarefas eficiente, e nem sempre os gestores nos escritórios possuem os dados necessários para isso. Consequentemente, nem sempre as soluções apresentadas conseguem de fato resolver o problema, desperdiçando recursos e tempo precioso.

Por isso, ao tratar da produtividade no trabalho jurídico nos escritórios, a gestão de tempo eficiente deve ser uma das bases dos processos operacionais.

Produtividade no Trabalho Jurídico e Gestão do Tempo

O aumento da produtividade e a gestão do tempo estão ligados, isso porque essencialmente produzir mais é, também, uma questão de tempo. Considerando que a produtividade consiste em produzir resultados de trabalho no menor tempo possível, essa relação é ainda mais evidente.

Contudo, a produtividade no trabalho jurídico vai além de produzir mais em menos tempo, também é necessário considerar a qualidade desse trabalho. Um escritório de advocacia lida com variados clientes simultaneamente, e com diversas demandas diferentes. Sabendo disso, estabelecer um fluxo de trabalho adequado e definir um padrão válido de qualidade desse trabalho é essencial.

Em resumo, isso significa que o aumento da produtividade esbarra no conhecimento dos processos operacionais do escritório. Uma vez que você conheça todos os processos, você conseguirá identificar as principais falhas e assim, gerir seu tempo de forma eficaz.

Então, o mapeamento de processos pode ser o primeiro passo para a construção de processos mais eficientes, resultando em mais tarefas de qualidade em menos tempo. Como resultado, a produtividade passa a ser uma constante no seu escritório. Mas como fazer isso?

Um dos primeiros passos que você pode seguir é a definição dos indicadores de desempenho do seu escritório. Por meio deles você conseguirá entender e avaliar os processos operacionais no seu escritório.

A seguir, vamos conferir alguns desses indicadores.

Indicadores de produtividade no trabalho jurídico

Conforme vimos anteriormente, a definição de indicadores de desempenho é um dos passos para identificação de problemas e otimização de processos. Quando trazemos essa realidade para o cotidiano dos escritórios de advocacia, a pergunta que fica é: quais indicadores posso definir?

Sendo assim, para entendermos um pouco melhor a definição de indicadores, vamos usar o exemplo de um escritório de advocacia consultiva. Nesse tipo de escritório, sabemos que a elaboração de documentos é muito presente e consome um tempo considerável do time jurídico.

No caso desse escritório em especial, a elaboração de documentos leva muito tempo e muitas vezes conta com erros em dados. Como consequência, os processos que dependem desses documentos acabam atrasados, gerando retrabalho.

Um dos indicadores que podem ser apontados aqui é a quantidade de horas necessárias para elaboração de cada tipo de documento. Dessa forma, você conseguirá definir qual o tempo ideal é verificar quais erros podem estar ocasionando o atraso.

Por exemplo, nesse caso uma das soluções possíveis é a adoção de soluções de automação de documentos jurídicos. Assim, usando o indicador de quantidade de horas, você pode fazer um comparativo para entender em que grau a solução gerou mais produtividade no trabalho jurídico do seu escritório.

Agora, vejamos a seguir alguns exemplos de indicadores que você pode utilizar para fazer o controle de produtividade no seu escritório.

Organização de Colaboradores

A organização do seu time jurídico vai além da atribuição de tarefas, é necessário que você crie e estruture a relação entre o que cada um deles faz. Por exemplo, vamos considerar novamente o exemplo do escritório com atraso na elaboração de documentos.

Caso não haja uma organização adequada dos colaboradores, o risco de retrabalho aumenta, e uma parcela do time depende necessariamente disso para dar seguimento ao trabalho. Por isso, lembre-se que por trás dos processos existem pessoas que necessitam de um direcionamento adequado.

Assim, você evita a ingerência e consegue produzir muito mais.

Controle de Horas Trabalhadas

Os escritórios de advocacia entendem muito bem a importância do tempo, uma vez que é por meio das horas de trabalho que ele é precificado. Portanto, um controle de horas trabalhadas é outro indicador importante da produtividade no trabalho jurídico.

Por isso, crie formas ou adote ferramentas que permitam a mensuração desse tempo e como ele afeta seus processos. Dessa forma você terá maior controle sobre o tempo dos seus processos e, consequentemente, da produtividade no seu escritório.

Controle de Atividades

Assim como é importante organizar o seu time jurídico e as horas de trabalho, as atividades também devem fazer esse planejamento. Nem tudo o que precisa ser feito tem a mesma importância ou precisa ser feito em simultâneo.

Portanto, aqui o seu foco deve ser o controle das urgências e hierarquização das tarefas por nível de importância. Dessa forma você começa a construir fluxos de trabalho mais eficientes que consideram cada etapa do trabalho no seu escritório.

Quantidade de Horas Trabalhadas por Cliente

Do mesmo modo que a hierarquização de atividades é importante, o mesmo critério também vale no indicador de horas trabalhadas por cliente. Mais do que priorizar certas tarefas, também é preciso equilibrar o tempo dedicado a cada cliente.

O foco aqui não é equalizar o tempo de trabalho para cada cliente, o que seria impossível, mas verificar quanto tempo é investido em cada cliente e como usar esse tempo de forma mais eficiente possível considerando os processos.

Relatório de Atividades

Por fim, mas não menos importante, seu relatório de atividades não é um indicador em si, mas o compilado de todos eles. Nesse caso, você conseguirá desenhar um cenário geral e ter dados qualificados para as tomadas de decisão no seu escritório.

Esses dados podem ser obtidos com a ajuda de softwares jurídicos, que geralmente fazem esse tipo de relatório automaticamente. Assim, você tem uma ferramenta estratégica para definir quais as prioridades do seu escritório do ponto de vista da produtividade no trabalho jurídico.

Como obter mais produtividade no escritório

Aumentar a produtividade no trabalho jurídico exige dados de qualidade, processos mais eficientes e uma gestão inteligente. Atualmente, a automação jurídica tem ajudado escritórios de advocacia a dar o próximo passo quando o assunto é produtividade.

Os softwares jurídicos ajudam a construir times mais ágeis e processos melhor estruturados dentro dos escritórios. Como resultado, os fluxos de trabalho ganham muito mais fluidez e o tempo na execução de trabalhos operacionais é reduzido.

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