Administrar um escritório de advocacia não é um processo simples, ainda mais levando em conta a quantidade de atividades interdependentes, a complexidade do atendimento pessoal exigido pela natureza do serviço, e o caráter essencial da gestão e controle de prazos. Por isso, potencializar a produtividade na rotina jurídica das equipes e da controladoria ainda é um desafio para muitos advogados atuantes na área.
Porém, é possível melhorar a rotina de um escritório adotando algumas medidas simples, mas efetivas na otimização de tarefas. Como resultado, você gera mais produtividade e qualidade na prestação de serviços jurídicos para os seus clientes.
Sendo assim, preparamos o artigo a seguir para mostrar boas práticas para alcançar uma maior produtividade na rotina jurídica.
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A produtividade nos escritórios de advocacia
Quando o assunto é produtividade, a conta pode parecer simples: mais produtividade significa mais clientes e, consequentemente, maior lucratividade. No entanto, falar é mais simples do que colocar isso em prática de maneira eficiente.
Além disso, quando colocamos a questão da produtividade na área do direito, esse processo se torna muito mais complexo, pois a realidade única de controle de prazos, gestão de agendas de audiência e tarefas inerentes à controladoria aumentam a dificuldade no controle e gestão dos processo. O alto volume de atividades, procedimentos e prazos que precisam de acompanhamento podem ocasionar erros até mesmo nos mais experientes times jurídicos experientes.
Portanto, a produtividade na rotina jurídica de um escritório de advocacia está altamente ligada a uma gestão eficiente de processos e fluxos de trabalho. E fazer isso não é tão simples: cada escritório tem uma realidade diferente e, principalmente, os diversos sites de tribunais disponibilizam as intimações e informações de processos das formas mais burocráticas, limitadas e inconsistentes, e exigem que os advogados e equipes jurídicas se adequem às suas limitações e restrições. É um ambiente improdutivo por natureza.
Mesmo no caso dos escritórios de advocacia consultiva, a elaboração de pareceres e o acompanhamento de publicações são parte essencial do trabalho. Essa gestão, quando feita de forma ineficiente, prejudica o advogado associado e cria retrabalho, o que gera um efeito dominó no fluxo de trabalho.
Em boa parte dos casos, o aumento da produtividade está prioritariamente ligado à correção e diminuição de falhas operacionais Em outras palavras, só é possível conseguir uma maior escalabilidade nos serviços do escritório quando os gaps são eliminados, o que consequentemente gera mais produtividade.
E quando o assunto é escalabilidade, o direito segue crescendo e gerando oportunidades para escritórios e advogados preparados.
Crescimento e produtividade na rotina jurídica
Conforme vimos, a produtividade anda de mãos dadas com a gestão dos fluxos de trabalho, o que consequentemente gera crescimento. Mas existe espaço no mercado para tantos escritórios de advocacia buscando novos clientes?
Em resumo, a resposta é sim. O direito segue crescendo no país, e o que mais chama a atenção são as novas áreas de atuação para os advogados.
Um dos principais exemplos é o crescimento do chamado direito digital, que segue em disparada nos últimos anos e não apresenta sinais de diminuição. Isso por conta do crescimento da prestação de serviços online e das questões judiciais envolvidas neles.
Se engana quem pensa que essa oportunidade está disponível apenas para a advocacia contenciosa. A advocacia consultiva também cresce, uma vez que empresas estão buscando consultoria sobre a legislação para se adaptar às dinâmicas do ambiente online. Ok, mas o que exatamente isso tem a ver com a produtividade? Na verdade, tudo.
Resumidamente, só conseguirão atender essa demanda e se destacar no mercado os escritórios de alta produtividade, com processos bem construídos e fluxos de trabalho eficientes.
Por isso, é de extrema importância que a sua projeção de produtividade e crescimento ande lado a lado com uma gestão alinhada com os objetivos. Dito isso, fica a pergunta: como fazer isso na prática?
Produtividade na rotina jurídica: 5 dicas essenciais
Primeiramente, é preciso dizer que não existe receita pronta para estabelecer uma gestão de alta performance e que aumente a produtividade na rotina jurídica. O que existem, na verdade, são tecnologias, técnicas e metodologias que podem ser adaptadas à realidade do seu escritório.
No entanto, é possível apontar boas práticas para gerar mais produtividade na rotina jurídica no seu escritório de advocacia. Assim, você tem uma ideia de por onde começar a modificar suas atividades para atingir uma performance mais satisfatória. Então, aqui vão 5 dicas para gerar mais produtividade no seu escritório.
1. Automatize tarefas operacionais
Sabemos que a rotina jurídica de um escritório de advocacia constitui uma infinidade de atividades operacionais. Algumas delas incluem a elaboração de documentos, acompanhamento de prazos e cruzamento de dados de processos, só para citar alguns.
Nesse sentido, a automação jurídica é a chave para que você otimize a operacionalização dessas e outras atividades no seu escritório. A hiperautomação – tendência que acontece hoje nas mais avançadas organizações mundiais – é uma tendência também para a área jurídica.
Portanto, a dica aqui é: automatize o que for possível no seu escritório, principalmente do ponto de vista operacional. Assim, você ganha tempo, ao mesmo tempo que gera mais valor para os seus serviços jurídicos.
2. Defina indicadores de desempenho
Não tem como falar sobre aumento de produtividade sem mencionar ou definir formas de medir esse aumento na prática. Por isso, outro ponto importante da produtividade na rotina jurídica é a definição de indicadores de desempenho, os chamados KPIs.
Esses indicadores irão te ajudar a ter uma melhor ideia sobre o atingimento de metas e descobrir que áreas podem ser melhoradas. Desse modo, crie indicadores relevantes ou adote ferramentas que façam esse levantamento desde a performance de colaboradores até o andamento e fechamento de projetos.
Como resultado, você terá um escritório muito mais focado na melhoria contínua de serviços e, consequentemente, na produtividade.
3. Integre o fluxo de trabalho
Ter fluxos de trabalho integrados e automatizados fará com que os projetos do seu escritório não sofram com o efeito dominó gerado por erro humano. Dessa forma, além de você diminuir as chances de erros comuns você cria fluxos de trabalho bem mais eficientes e com etapas bem definidas.
Então, crie formas de integrar as etapas de trabalho dentro do seu escritório para que problemas futuros sejam resolvidos com mais rapidez e agilidade. Com isso você cria sinergia entre o seu time jurídico enquanto aumenta a produtividade.
4. Adote metodologias ágeis
A gestão de projetos é outra tendência do setor de serviços jurídicos e, com ela, também vem as metodologias ágeis. As metodologias ágeis são capazes de transformar processos dentro de qualquer empresa, e até mesmo de escritórios jurídicos.
A boa notícia é que existem tantas metodologias atualmente no mercado que é quase impossível não encontrar alguém que se encaixe na rotina do seu escritório. Portanto, lembre-se que para produzir mais, o método de acompanhamento e otimização de atividades pode fazer toda a diferença.
5. Foque na comunicação efetiva
Por fim, muitos subestimam o poder de uma boa comunicação dentro do escritório. No entanto, uma comunicação efetiva também é a chave para times jurídicos mais produtivos.
Manter um fluxo comunicacional de qualidade vai gerar muito mais transparência entre as informações não só entre seu time, como também com clientes e parceiros.
Atualmente, os softwares de gestão jurídica fazem bem esse trabalho, conectando advogados e clientes sem a necessidade de entrar em contato pessoalmente.
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