Fazer um acompanhamento das atividades em um escritório de advocacia é essencial para o sucesso dos processos internos. Dessa forma, a gestão de processos de negócios (BPM) surge como uma forma de fazer esse acompanhamento de processos da maneira mais eficiente possível. 

Como resultado, processos internos e fluxos de trabalho se tornam mais otimizados enquanto o advogado entrega mais valor para seus clientes. No entanto, ainda existem dúvidas sobre como a gestão de processos (BPM) pode ajudar a prestação de serviços jurídicos dos escritórios de advocacia. 

Por isso, o artigo a seguir explica tudo o que você precisa saber sobre gestão de processos através da disciplina BPM e por onde começar a fazê-lo. 

Quer saber mais? Continue a leitura a seguir! 

A gestão de processos jurídicos na atualidade 

Processos são o conjunto de atividades que entregam um valor à operação em sua conclusão. A gestão dos  infindáveis processos internos gera complexidade na gestão, dando dores de cabeça a muitos gestores. 

O BPM surge como a solução para transformar o fluxo dessas atividades, no intuito de potencializar e agilizar seus resultados. Sendo assim, uma gestão de processos adequada permitirá um acompanhamento de tarefas mais eficiente, além de garantir a qualidade dos resultados obtidos. 

No universo jurídico não é diferente: escritórios de advocacia possuem diversos processos internos e um acompanhamento de tarefas adequado é indispensável. A questão é: a gestão de processos (BPM) também se encaixa nos escritórios de advocacia? Com absoluta certeza! 

Também conhecida internacionalmente como Business Process Management (BPM), os conceitos da disciplina Gestão de Processos de Negócios pode ser perfeitamente adaptada e aplicada na prestação de serviços jurídicos. 

Ou seja, a gestão de processos de negócios jurídicos nada mais é do que o uso da gestão de processos aplicada à realidade da área do direito. Então, até aqui você deve ter imaginado que basta trazer as metodologias da gestão de processos para o escritório de advocacia, certo? Na verdade, a realidade não é tão simples assim. 

A gestão de processos de negócios jurídicos necessita do conhecimento da gestão de processos, mas também do conhecimento jurídico da área. Assim, gerir processos na área jurídica exige uma estratégia adaptada e interoperável para a atividade de cada escritório. 

Metodologias ágeis na gestão de processos jurídicos 

É impossível falar de gestão de processos de negócios sem mencionar as metodologias ágeis como parte do processo. Esses métodos são formas de garantir a eficiência dos processos nas organizações e dar visão e controle para as operações realizadas. 

Na advocacia, isso significa ter métodos que garantem o planejamento, definição do escopo de trabalho, recursos disponíveis e performance desejada. Como resultado, os processos internos nos escritórios ganham fluidez e um melhor controle dos resultados. 

Por isso, para ter uma melhor ideia de como isso acontece na prática, vejamos algumas das etapas na gestão de processos e como as metodologias ágeis que podem ser utilizadas na gestão dos processos de negócios  jurídicos. 

Geralmente, a gestão de processos considera 4 etapas principais: 

• Planejamento; 
• Implementação; 
• Acompanhamento; 
• Avaliação. 

Cada uma dessas etapas na prestação de serviços na advocacia configura uma realidade diferente. Sendo assim, a presença de um analista de processos e de ferramentas de acompanhamento e medição de performance são extremamente necessários. No caso do segundo, a tecnologia utilizada pode fazer toda a diferença. 

Já no caso do cotidiano dos escritórios de advocacia, existem diversas metodologias ágeis que podem otimizar e desburocratizar o trabalho. Só para citar algumas, temos: 

• Kanban 
• Scrum 
• Diagrama de Ishikawa 
• Lean 
• Diagrama de Gannt  
• Método Cascata 

Por fim, é preciso lembrar que não se trata de escolher apenas uma metodologia ágil para seu escritório. Na verdade, o recomendado é que você use diversas metodologias, já que cada uma delas tem um foco diferente.  

E para lidar com esse conjunto de metodologias, a automação jurídica pode ser um divisor de águas no trabalho. 

Automação e gestão de processos jurídicos 

A automação jurídica já é uma realidade na área do direito, e quando se fala em gestão de processos ela se torna ainda mais importante. Isso porque uma gestão de processos funcional anda de mãos dadas com tecnologias eficientes. 

A digitalização da justiça que ocorreu nos últimos anos evidencia uma tendência do mercado mundial: a digitalização e a automação chegaram para ficar. Consequentemente, para os escritórios de advocacia, isso significa uma transformação na sua forma de operar no mercado. 

Desde a elaboração de documentos com uso de inteligência artificial até o acompanhamento de publicações, a digitalização tem transformado positivamente o exercício da advocacia. Juntamente à gestão de processos de negócios jurídicos, é possível gerar diferenciação e projetar crescimento a curto e longo prazo. 

No entanto, muitos profissionais da área ainda resistem à automação por entenderem o processo como um ataque à autonomia do advogado. Na verdade as soluções tecnológicas chegaram para otimizar seu trabalho e criar pontes para melhoria de performance e entrega de valor aos clientes. 

Além disso, a automação aliada a uma gestão de processos eficiente gera uma vantagem competitiva do ponto de vista da eficácia. Com fluxos de trabalho melhor construídos, é possível agilizar o trabalho, economizar tempo e dedicar-se à busca por novos clientes. 

Como fazer a gestão de processos em processos jurídicos corretamente 

Por fim, mas não menos importante, para fazer a gestão de processos aplicada a processos jurídicos de maneira prática é necessário seguir alguns passos importantes. Por mais que a prestação de serviços seja a mesma, a realidade do fluxo de trabalho de cada escritório é diferente, e exige adaptação das metodologias adotadas. 

Sendo assim, algumas boas práticas podem ser adotadas para fazer da gestão de processos uma forte ferramenta no seu escritório. 

Nomeie um analista de processos 

Conforme dissemos anteriormente, o analista de processos pode ser ou não um advogado, uma vez que o que fará diferença nesse caso é o conhecimento dos processos internos e das metodologias ágeis aplicáveis ao negócio. 

Portanto, ter um bom analista de processos garante que o acompanhamento e análise dos processos gere potencialização dos resultados. Sendo assim, nomeie um analista de processos competente para gerir o seu inventário de processos. 

Mapeie os processos do escritório 

O trabalho de mapeamento de processos e modelagem As Is (Como são os processos atuais) é o primeiro passo para a identificação e posterior redefinição dos processos da organização.  

O simples primeiro passo na identificação e tradução dos processos já representa um ganho significativo no entendimento e melhor percepção da operação. 

Automatize o que for preciso 

Tarefas repetitivas consumindo muito tempo e retrabalho gerado por erros custam caro e são sintoma da falta de uma gestão de processos eficiente. Automatizar essas tarefas pode fazer toda a diferença no resultado do seu trabalho e na entrega de valor para seus clientes. 

Sem a preocupação com as tarefas operacionais mais simples, você pode se preocupar com as etapas mais importantes do processo. Dessa forma, você tem uma gestão de tempo otimizada com um maior controle do resultado. 

Defina indicadores de desempenho 

A gestão de processos não é nada sem elementos que permitam medir o desempenho de processos internos. Desse modo, para isso existem os indicadores de desempenho como meio para medir as etapas do trabalho jurídico. 

Atualmente a sua prioridade é quantidade de trabalhos finalizados? A satisfação do cliente? A performance de colaboradores e processos? Definir indicadores de desempenho é tão importante na gestão de processos, pois dão visão aos seus objetivos de negócio a curto e longo prazo de um ponto de vista estratégico. 

Ter um software de gestão jurídica é essencial 

Finalmente, para acompanhar tudo isso de maneira precisa e personalizada, um software de gestão eficiente é essencial. A digitalização de processos já é parte do setor jurídico e na gestão de processos ela se faz ainda mais necessária. 

Assim, você tem um maior controle dos processos em todas as suas etapas e consegue identificar falhas mais facilmente. Como resultado, você evita erros, otimiza tempo e gerencia os processos da melhor forma possível. 

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