A operação nos escritórios que atuam em serviços não contenciosos compõe uma série de procedimentos, muitos deles manuais, de pouca produtividade e suscetíveis a erros. Por isso, a automação jurídica tem crescido como uma alternativa para agilizar e otimizar esse os processos de trabalho consultivos.
Mas o que exatamente é automação jurídica? Como essa ferramenta pode agilizar o trabalho nos escritórios e quais as suas vantagens?
O artigo a seguir visa responder essas e outras perguntas, além de te ajudar a entender tudo sobre a automação jurídica.
Continue a leitura para saber mais!
Automação Jurídica? O que é isso?
Conforme sabemos, o cotidiano dos escritórios de advocacia consiste em infinitas atividades que variam de acordo com a área de atuação dos advogados associados. Essas atividades vão desde conjuntos de tarefas mais complexas como o acompanhamento de prazos e definição estratégica, até atividades mais simples de natureza operacional – como solicitação de subsídios e emissão de guias de pagamento, mas que consomem também tempo e recursos, e podem interferir no cumprimento do prazo.
Geralmente, tarefas operacionais necessitam de pessoal e de um tempo determinado para serem concluídas, onde erros causam retrabalho e geram prejuízos. No caso dos advogados consultivos, que fazem um trabalho preventivo, de análise e grande esforço intelectual, o impacto desses prejuízos é ainda mais forte.
Sabendo disso, os escritórios de advocacia vem adotando uma alternativa para facilitar e otimizar esses processos: o uso da automação jurídica. Em resumo, a automação jurídica é a execução do processo através de um controle informatizado (em sistema), que envolve formulários de cumprimento de tarefas, ações automáticas e registros dos dados através da tecnologia.
Dessa forma, é possível otimizar o fluxo de trabalho dentro de um escritório de advocacia e ao mesmo tempo garantir a qualidade do serviço. Por isso, advogados seguem investindo em adventos como automação de fluxos de trabalho, documentos inteligentes e inteligência artificial para transformar positivamente o trabalho nos escritórios de advocacia.
A automação jurídica permite que atividades sejam finalizadas em tempo reduzido, garantindo mais produtividade e melhores resultados. E se engana quem acredita que a automação está ligada apenas a processos mecânicos como controle de tarefas de apoio ou digitalização de documentos.
Um processo de automação jurídica bem coordenado e de qualidade pode revolucionar a forma como um escritório trabalha, além de contribuir para uma melhor comunicação entre seu time profissional e os clientes.
Além disso, a automação jurídica também permite um melhor controle de performance e dos resultados obtidos, dando abertura para a criação de KPIs mais precisos. Como resultado, é possível colher uma melhor gestão do tempo, o que garante mais produtividade e redução do uso de recursos.
Transformação digital e automação jurídica
A implementação da automação jurídica é o caminho natural de um movimento que acontece em várias áreas do mercado em todo o mundo: a Transformação Digital. Empresas em todo o mundo estão buscando mais competitividade utilizando a tecnologia como forma de melhorar seus resultados e estratégias, direcionando seus esforços para a criação de um ambiente digital de trabalho, além de ferramentas e serviços digitais para melhor atender os clientes.
Com os escritórios de advocacia não é diferente: aqueles que não se adaptarem correm o risco de perder mercado para concorrentes mais eficientes. Ou seja, a transformação digital é uma iniciativa que não pode ser adiada, e muito menos evitada.
Segundo uma pesquisa da Robert Half, 41% dos gestores de empresas investiram recentemente em transformação digital para adaptar e redesenhar processos internos. Isso demonstra que o cenário pandêmico dos últimos anos acelerou um processo que já estava em andamento e que já era de certa forma urgente.
Para a advocacia consultiva isso configura duas grandes oportunidades de crescimento. A primeira como parte integral dessa mudança, transformando suas próprias operações e melhorando seu trabalho, é possível criar processos mais otimizados, com redução (ou eliminação) de trabalho manual e maior controle. Já a segunda com a entrega de análises, pareceres e relatórios mais precisos, com mais qualidade e em menor tempo.
Portanto, a automação jurídica surge como a ferramenta ideal para garantir que o advogado consultivo dê o próximo passo diante de ambas as oportunidades. Consequentemente, quanto menor for o tempo gasto com operacionalização, maior será o tempo dedicado em atividades que precisam de maior atenção, bem como na aquisição de novos clientes.
Como isso muda a advocacia consultiva?
Vimos que a automação jurídica é a forma como os escritórios de advocacia consultiva estão se adaptando e aderindo à transformação digital. Mas como isso funciona na prática?
Em suma, existem diversas frentes onde a automação jurídica pode atuar e otimizar as operações dentro da advocacia consultiva. É possível otimizar de atividades operacionais a comunicação com clientes, elaboração de relatórios e até mesmo ter acesso a indicadores de performance personalizados.
Dessa forma, dentre algumas das atividades consultivas que podem ser transformadas pela automação jurídica, estão inclusos:
Due diligence: O procedimento de auditoria feito pela diligência e auditoria pode ser otimizado por meio de automação jurídica. Dessa forma, é possível fazer o acompanhamento automático de todo o processo levando em conta a comunicação entre o escritório responsável, cliente e empresa auditada, a guarda e disponibilização de documentos auditáveis de forma simples e prática, e facilidade na gestão e acompanhamento de todo o processo. O andamento do processo de aquisições e fusões se torna muito mais fluido e integrado do ponto de vista do trabalho e compartilhamento de informações e documentos.
Contratos: A elaboração, aprovação e gestão do ciclo de vida de contratos (clm) é outra operação que pode se utilizar da automação jurídica como forma de aprimorar o controle do advogado. Portanto, sem a preocupação com atividades operacionais de elaboração e execução do contrato, o advogado fica por conta da revisão das informações e aprovação do documento.
Pareceres: A elaboração de pareceres jurídicos é atividade rotineira na advocacia consultiva, e a análise de documentos, elaboração e aprovação pode ser revolucionado através do uso de Inteligência Artificial, Automação Documental e Automação total do processo. Sendo assim, a automação jurídica permite não só a automatização desse processo, como também o acompanhamento das etapas envolvidas e a garantia de otimização do trabalho.
Compliance: Por fim, o compliance também se beneficia da automação jurídica. Com a definição de fluxos para controle da operação, bem como regras aplicadas em telas e fluxogramas completamente customizáveis, o atendimento às regras e procedimentos corporativos é garantido.
Tendo em vista os SLAs definidos, a automação permite uma adequação voltada para essas e outras exigências de clientes ou governo. É possível atingir a personalização do trabalho de acordo com cada particularidade dos clientes.
Alguns benefícios da automação jurídica
Ao contrário do que muitos acreditam, a automação jurídica não chegou para substituir o trabalho do advogado. Ela chegou para otimizar ainda mais o fazer jurídico, criando pontes para um trabalho ainda mais ágil no escritório de advocacia.
Conforme dissemos anteriormente, a automação jurídica vai além do operacional, otimizando também a comunicação com clientes e trazendo indicadores chave para cada etapa de trabalho. Assim, é possível eliminar o uso de pessoal para tarefas repetitivas e manter um maior controle e integração de tarefas.
Como resultado, o escritório de advocacia consegue crescer e atender mais clientes, além de entregar mais valor com um trabalho mais ágil e de qualidade. Os benefícios da automação jurídica, somente para citar alguns, incluem:
- Melhoria do fluxo de trabalho;
- Otimização de tempo;
- Melhoria de performance;
- Comunicação mais ágil;
- Maior integração de tarefas;
- Redução de custos;
- Crescimento a curto e longo prazo;
Isso sem mencionar as possibilidades que os processos automatizados podem trazer. Como consequência, a redução do erro humano nessas tarefas é consideravelmente reduzida. Dessa forma, é possível triplicar a produtividade sem perder a qualidade com procedimentos padronizados e balizados pela tecnologia.
Conheça a automação jurídica da Corejur
A automação jurídica é o futuro dos escritórios de advocacia, independentemente da área de atuação. Por isso, a COREJUR oferece uma solução completa para que você comece a otimizar as operações no seu escritório.
Com o Flow, você tem uma gestão de processos jurídicos que garante redução de tempo no lançamento de atividades e na captura de publicações. Além disso, os relatórios personalizados te entregam KPIs para transformar sua gestão e focar onde importa nas suas operações.
Já com o Redator é possível ter a elaboração de documentos de alta complexidade e em grande volume com a ajuda de inteligência artificial, tudo com rapidez e segurança. Assim, você e seu time conseguem atender mais clientes com mais qualidade.
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