Quando comparado a outros setores, sem sombra de dúvida, o jurídico se destaca quando o assunto é ter que lidar com uma grande quantidade de documentos, como peças processuais ou petições, além de despachos, procuração, contratos, termos de uso, acordos, entre outros.
Tanto isso é verdade que, conforme uma recente pesquisa, o número de documentos do setor jurídico cresce 3% ao ano, elevando tal volume e, consequentemente, trazendo maior trabalho para esse segmento.
Todavia, hoje, é possível adotar como solução a automação de documentos jurídicos, a qual pode, certamente, trazer várias vantagens para esse setor.
A seguir, entenda melhor o que é automação de documentos jurídicos e quais são as principais vantagens que essa tecnologia pode trazer para o seu escritório, confira.
Afinal, o que é automação de documentos jurídicos?
Ainda que em um primeiro momento possa parecer que se trata de uma solução que automatiza documentos, no sentido literal da palavra, vale dizer que a automação de documentos jurídicos é um processo pelo qual se busca automatizar tarefas que são geralmente feitas de modo manual, como, por exemplo, a elaboração de uma peça jurídica e o seu envio para o órgão competente a partir de um sistema jurídico digital.
Embora a automação de documentos jurídicos seja uma tecnologia que ajuda, e muito, no processo de gestão de documentos jurídicos, a exemplo dos que citamos no início deste conteúdo, cabe destacar que ela é uma ferramenta que facilita o trabalho, não o fazendo de maneira sozinha.
Ainda que tal solução seja capaz de facilitar a automação de petições ou a automação de peças processuais, estas talvez ainda precisem passar por um setor de revisão de documentos jurídicos, para que assim o trabalho seja desenvolvido de forma perfeita.
O que a automação de documentos jurídicos faz é contribuir sobremaneira para acelerar o processo de gestão de documentos jurídicos, tal como edição ou elaboração de peças processuais. Mais que isso, na verdade, pois a maioria das plataformas de automação de documentos jurídicos pode facilitar o processo de criação de documentos, a partir de pesquisas de jurisprudências ou pareceres, de forma que assim o seu escritório de advocacia fique devidamente atualizado no que diz respeito à legislação em sua área de atuação (Civil, Penal, Previdenciário, Empresarial etc.).
Quais as principais vantagens da automação de documentos jurídicos?
A partir do que já apontamos até aqui, dá-se para ter noção a respeito das vantagens que a automação de documentos jurídicos pode trazer um escritório de advocacia jurídica. Conheça as principais:
1. Redução de custos
Sabemos que a redução de custos é um dos principais objetivos de um gestor. Então, com a automação de documentos jurídicos é possível obter isso.
A redução de custos se dá em três frentes, vale destacar.
- A primeira diz respeito à possibilidade de reduzir sua equipe de trabalho, considerando o fato de que os processos relacionados à gestão de documentos jurídicos serão automatizados.
- A segunda tem relação com o fato de que pode reduzir ou até mesmo eliminar a gestão de documentos impressos. A automatização é um processo que tem como suporte o digital. Reduzindo o uso de papel, também se alcança a redução de custos.
- A redução de custos em relação a terceira frente está associada ao fato de que com a automação de peças processuais ou automação de petições, elimina-se erros de natureza manual, o qual gera prejuízo para uma empresa.
2. Otimiza o processo de gestão de documentos jurídicos
Outra vantagem essencial é que a automação de documentos jurídicos otimiza o processo de gestão de tais documentos, o que, na prática, faz com que o seu escritório de advocacia foque no que realmente interessa em relação ao seu negócio.
A otimização de gestão de documentos é algo fundamental para o escritório de advocacia que deseja não apenas obter maior eficiência e produtividade em relação às suas operações diárias, mas também se modernizar, alcançando com isso diferencial competitivo.
3. Aumenta a produtividade
Todos os serviços de caráter administrativo e que envolvam documentos, apresentam ganho em produtividade com a automação ou digitalização.
Apesar disso, vale dizer que o aumento da produtividade deve ser mensurado não apenas considerando o aspecto quantitativo, mas também qualitativo.
Ao adotar a automação de documentos jurídicos, é possível obter o aumento da produtividade em termos quantitativo, mas também qualitativo. A equipe poderá avaliar melhor os documentos, considerando o fato de que tal solução lhe garantirá mais tempo, para que assim as tarefas de análise sejam feitas com qualidade.
4. Monitoramento do desempenho
Quando se tem a tecnologia como aliada, é possível não apenas obter o aumento da eficiência e produtividade, bem como a redução de custos, mas também se pode obter uma gestão diferenciada, como o monitoramento do desempenho.
As plataformas de automação de documentos contam com ferramentas e/ou recursos que possibilitam que a sua equipe de gestão monitore o seu desempenho e, com isso, tome decisões cada vez mais fundamentadas. É possível, por exemplo, verificar se o funcionário X está atingindo suas metas com o auxílio da automação. Caso não esteja, a equipe de gestão pode tomar uma decisão que leve o seu escritório de advocacia a alcançar com maior agilidade os seus objetivos.
5. Foco na atividade fim
A automação também possibilita que os seus colaboradores deixem de focar na atividade meio para focar nas atividades de cunho estratégico para o desenvolvimento do seu escritório de advocacia.
Na prática, eles podem utilizar o tempo gasto com a gestão de documentos para pensar em soluções que façam com que a sua empresa alcance os seus objetivos de maneira mais ágil e eficiente.
Como podemos visualizar, a automação de documentos jurídicos é, hoje, uma tendência que não se pode negar.
Apresenta-se como uma condição indispensável para o escritório jurídico que busca modernizar suas operações e, assim, aumentar sua eficiência, produtividade e competitividade.
Sabia que podemos lhe ajudar?
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