Está com problemas em seu escritório? Quer saber como controlar e otimizar os seus processos jurídicos? Acompanhe este artigo para obter dicas de como melhorar o desempenho do seu escritório de advocacia.
A importância do controle de processos judiciais
É de suma importância que haja o controle de processos jurídicos, devendo ser considerado como uma obrigação, em que o advogado realiza todos os atos processuais dentro do prazo.
Dessa forma, as partes não se prejudicam e o profissional de advocacia não permite que alguma informação se misture com outros processos o que comprometeria o trabalho feito, podendo resultar em maiores erros.
É notório que a rotina de um advogado pode ser desafiadora, por isso, a gestão de prazos, organizar as funções e acompanhar o seu cumprimento para evitar possíveis imprevistos é de grande importância, permitindo um melhor atendimento aos clientes e sem prejudicar o andamento de seus processos.
Empecilhos pelo qual um ambiente de escritório pode passar, de acordo com suas condições
Há alguns empecilhos que podem atrapalhar a agilidade e eficiência no controle de processos. Se não identificados e resolvidos, podem ainda comprometer os prazos que devem ser seguidos pelo escritório de advocacia.
1- Não saber administrar o tempo:
Para facilitar até mesmo nas obrigações da própria vida pessoal, deve-se saber administrar o tempo. O escritório de advocacia não vai criar credibilidade se o advogado se atrasa para as reuniões com os clientes, ou até mesmo se não tem em mãos as informações que já deveria ter organizado para dar andamento no processo e responder os questionamentos dos clientes. Para auxiliá-lo nisso, o profissional de advocacia pode utilizar softwares jurídicos que vão ajudá-lo a ter as informações de cada cliente anexadas e organizadas, facilitando na hora de localizar dados para o andamento do processo.
2- Equipe reduzida para alta demanda de processos:
O escritório de advocacia muitas vezes deixa de realizar novas contratações, o que resulta em uma sobrecarga na demanda processual. No entanto, isso pode ser um problema se a equipe existente não souber administrar a grande quantidade de processos para dar andamento. Para isso, devem-se utilizar os meios corretos para conseguir suprir com a demanda, como distribuindo as atividades de forma assertiva entre os integrantes e fazendo uso do software jurídico, pois ele vai otimizar todos os dados para dar andamento no processo e automatizar as etapas mais burocráticas e repetitivas, para dessa forma o advogado conseguir gerenciar mais demandas.
3- Perda de prazos e de controle do processo judicial:
Com a alta quantidade de processos a serem administrados, é possível que o advogado possa perder os prazos de alguns. Isso prejudica não só a sua imagem, como também traz insatisfação ao cliente. Por isso, o escritório de advocacia deve fazer uso de ferramentas que tenham a opção de lembretes com as obrigações a serem realizadas e suas respectivas datas, pois assim garantem um melhor controle dos processos judiciais e sua otimização.
4 – As melhores práticas para ajudar na otimização do trabalho no local:
Não é de se surpreender quando é dito que a vida de um advogado é desafiadora. Além de lidar com processos e seus prazos a serem seguidos sem interrupções, ainda precisa continuar o gerenciamento do seu negócio e também lidar com sua vida pessoal. Por essa razão, é imprescindível que o advogado busque ao máximo otimizar suas atividades para dessa forma controlar seus processos judiciais de forma mais prática.
Existem alguns passos para esse controle que, se forem seguidos corretamente, garantem um bom desempenho.
O primeiro passo é para garantir que o advogado não caia no erro tão comum de achar que vai lembrar de tudo: registrar todas informações possíveis. Para que não precise quebrar a cabeça tentando lembrar de um telefone, ou um e-mail, ou até mesmo outra informação que já foi passada, é de extrema importância que o advogado aproveite o primeiro momento com o cliente para registrar de forma organizada todas informações que considerar pertinentes para a otimização do seu tempo no caso. De início precisa anotar todos os dados pessoais, incluindo CPF, telefone e e-mail (se possível mais de um), e até mesmo endereço para garantir que não vai perder o contato com o cliente. É preciso que se anote de forma organizada, seja em uma planilha, ou em um próprio software jurídico específico para essa situação, em que por meio dele é possível acessar as informações de onde estiver, seja pelo computador ou pelo celular.
A segunda dica para se praticar, é controlar a movimentação processual. A melhor opção para o advogado é utilizar o Sistema Push dos Tribunais de Justiça, pois cadastrando o e-mail e o número do processo, o profissional de advocacia recebe toda a movimentação que ocorrer no processo, inclusive facilita também para o próprio cliente que pode acompanhar a ação e não precisa perguntar ao advogado sempre que quiser saber sobre o processo. Caso o profissional prefira, pode também utilizar o mesmo software jurídico já citado anteriormente, pois por meio dele pode administrar todo o processo envolvido, fazendo uso para não perder os prazos ou até consultar alguma informação que deseje sobre o caso.
O terceiro passo para ajudar na otimização do trabalho, é estabelecer metas de produção. Quando se cria metas e se compromete a alcançá-las, é quase impossível não atingir o resultado no tempo esperado. Por isso, o advogado precisa ter todas suas tarefas organizadas, anotar tudo que precisa fazer e quando precisa fazer, de que forma fazer e até mesmo já planejar um escape caso algo não saia como esperado. Estabelecer prazos auxilia e influencia no melhor funcionamento do que se está fazendo, pois quando tudo está preparado com as datas que se deve realizar, não tem como esquecer ou se perder durante o andamento do processo. O advogado pode utilizar algumas ferramentas para isso, pode fazer uma planilha com as funções que precisa realizar e suas respectivas datas, utilizar um software jurídico para programar lembretes sobre os prazos, ou até mesmo o próprio celular pode fazer essa função.
Com base nos dados apresentados, fica notório o quanto controlar os processos judiciais de forma ágil e organizada otimiza o trabalho do advogado. Sabendo lidar com os empecilhos que podem surgir e seguindo cada passo para facilitar nos processos do profissional de advocacia, obtém-se um escritório de sucesso e, com certeza, de alta credibilidade para os clientes.
